Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa Di Sekolah, PBJ Sekolah

Ditulis oleh: Dibrata Nazar Yuda

Ditulis pada: Sunday, May 12, 2019

Seperti yang sudah saya jelaskan pada materi sebelumnya bahwa secara umum pelaksanaan PBJ sekolah dapat dilaksanakan secara daring maupun luring, yang mana dalam pelakasanaan PBJ daring harus melalui sistem PBJ sekolah yang telah ditetapkan oleh kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia yang disebut dengan SIPLah.

SIPLah atau Sistem Informasi Pengadaan Sekolah sendiri dirancang oleh kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk memanfaatkan sistem market place yang dioperasikan oleh pihak ketiga.

Apabila dalam pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang mewajibkan pembelian secara elektronik (e-purchasing), maka pengadaan yang dimaksudkan tersebut dilakukan melalui sistem katalog elektronik.

Tata Cara PBJ di Sekolah

Berikut ini merupakan tata cara pengadaan barang/jasa di sekolah atau PBJ Sekolah mulai dari :

1. Persiapan;
2. Pelaksanaan Pemilihan;
3. Serah terima;
4. Bukti;
5. Pembayaran; dan
6. Pencatatan Inventaris/Aset.

1. Persiapan

Dalam hal persiapan, kepala Sekolah memiliki kewajiban untuk menetapkan spesifikasi teknis dari nilai pengadaan diatas Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah), yang mana penetapan spesifikasi teknis tersebut mengacu pada RKAS.

Kepala Sekolah juga harus bisa menetapkan harga perkiraan dengan tujuan untuk menilai kewajaran harga.

Ada 4 (empat) Point yang dapat anda lakukan untuk mencari informasi mengenai perkiraan harga, diantaranya :

1. Melalui harga pasaran setempat;
2. Informasi yang diumumkan oleh instansi pemerintah pusat atau asosiasi;
3. Melakukan perbandingan harga dengan kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan; dan
4. Informasi lain yang dapat dipertanggungjawabkan.

Penetapan harga perkiraan dikecualikan untuk PBJ sekolah paling banyak Rp. 10.000.000,00- dan/atau pengadaan barang/jasa dengan tarif resmi atau harga pasar.

2. Pelaksanaan Pemilihan

Dalam memilih penyedia barang/jasa diutamakan bagi pengusaha mikro atau kecil yang sudah memiliki NPWP (Nomor pokok wajib pajak).

Untuk pengadaan barang/jasa sampai dengan Rp. 50.000.000,00-, kepala sekolah bersama bendahara sekolah melakukan pembelian secara langsung kepada penyedia barang.

Pengadaan barang/jasa dengan nilai Rp. 50.000.000,00- samapai dengan Rp. 200.000.000,00-, kepala sekolah wajib mengundang minimal 2 orang pelaku usaha atau penyedia barang/jasa untuk mengajukan penawaran sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditetapkan di RKAS. Jika hanya ada 1 orang penyedia, kepala sekolah bersama bendahara dapat secara langsung mengajukan negosiasi harga.

Setelah melakukan penetapan harga terhadap penyedia yang terpilih, selanjutnya kepala sekolah menandatangani Surat Perintah Kerja (SPK).

CATATAN : Apabila kepala sekolah tidak menetapkan Penyedia, maka kepala Sekolah wajib melakukan kembali proses pemilihan dan negosiasi.

Jika pengadaan barang/jasa lebih dari Rp. 200.000.000,00-, maka PBJ Sekolah dilaksanakan melalui UKPBJ, dengan ketentuan sebagai berikut:

1. kepala Sekolah menyusun spesifikasi teknis atau Kerangka Acuan Kerja (KAK);
2. kepala Sekolah menetapkan harga perkiraan;
3. kepala Sekolah melalui dinas pendidikan mengajukan surat permohonan kepada UKPBJ terdekat; dan
4. Bendahara BOS menerima pekerjaan dari UKPBJ.

3. Serah Terima

Serah terima PBJ Sekolah dilakukan melalui beberapa ketentuan diantaranya :

1. Setelah perkerjaan selesai (100%), Penyedia mengajukan permintaan secara tertulis kepada Bendahara BOS untuk penyerahan hasil PBJ Sekolah;
2. Sebelum pelaksanaan serah terima, bendahara BOS harus melakukan pemeriksaan atas hasil PBJ Sekolah;
3. Bendahara BOS dan Penyedia barang/jasa menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST);
4. apabila pekerjaan tidak sesuai dengan ketentuan yang tertuang dalam kontrak/perjanjian, Bendahara BOS meminta Penyedia untuk memperbaiki atau melengkapi kekurangan PBJ Sekolah dalam jangka waktu yang disepakati bersama;
5. Penyedia akan dikenakan denda 1/1000 (satu permil) perhari apabila penyedia tidak memperbaiki atau melengkapi kekurangan sesuai dengan kontrak perjanjian yang telah disepakati; dan
6. Bendahara BOS menyerahkan hasil PBJ sekolah kepala kepala sekolah setelah berita acara serah terima barang/jasa ditanda tangani.

4. Bukti

Bukti PBJ sekolah untuk nilai sampai dengan Rp. 10.000.000,00- cukup melampirkan bukti pembelian seperti faktur, nota, dan bukti pembelian lain jika ada.

Nilai PBJ sekolah sampai dengan Rp. 50.000.000,00- harus dilengkapi dengan bukti kuitansi yang sah, sedangkan PBJ sekolah dengan nilai sampai Rp. 200.000.000,00- harus dilengkapi dengan Surat Perintah Kerja (SPK).

5. Pembayaran

Sesuai dengan Kementerian dalam penguatan tata kelola keuangan pendidikan, diharapkan proses pembayaran dilakukan secara non tunai (transfer).

6. Pencatatan Inventaris/Aset

Sekolah wajib melakukan pencatatan hasil PBJ Sekolah yang menjadi inventaris milik Sekolah. Bagi sekolah dengan status Negeri, dalam pencatatan inventaris wajib melaporkannya kepada Pemerintah Daerah untuk dicatatkan sebagai aset Pemerintah Daerah (diinput pada aplikasi BMD).

Pencatatan Inventaris/Aset ini harus sesuai dengan peraturan perundang - undangan yang ditetapkan oleh kementerian penyelenggara urusan pemerintahan dalam negeri.

Jika informasi ini tidak cukup jelas bagi anda, anda dapat melihatnya langsung pada lampiran II permendikbud nomo 3 tahun 2019 tentang petunjuk teknis bantuan operasional sekolah reguler, pada Bab 3 halaman 5.